Barrierefreie PDFs aus Adobe InDesign: Gesetzliche Vorgaben sicher erfüllen

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Symbolbild Barrierefreiheit

Barrierefreie PDFs sind längst nicht mehr nur eine Empfehlung, sondern eine gesetz­li­che Pflicht – sei es für öffent­li­che Stellen oder zuneh­mend auch für Unternehmen. Doch wie stellt man sicher, dass Dokumente aus Adobe InDesign die Anforderungen von PDF/UA, WCAG und BITV 2.0 erfül­len? Dieser Artikel gibt einen Überblick über die gesetz­li­chen Vorgaben, zeigt Lösungen auf dem Markt und stellt eine beson­ders effi­zi­ente Methode vor, um barrie­re­freie PDFs zu erstel­len.
Übrigens: Sie finden am Ende des Betrags ein kurzes Glossar.

Gesetzliche Vorgaben für barrie­re­freie PDFs

Die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten ist in Deutschland und der EU durch mehrere Standards gere­gelt:

PDF/UA (ISO 14289): Dieser Standard defi­niert Anforderungen an die tech­ni­sche Struktur von PDFs, um sie für Screenreader und andere assis­tive Technologien zugäng­lich zu machen. Dazu gehö­ren struk­tu­rierte Tags, eine logi­sche Lesereihenfolge, Alternativtexte für Bilder und Metadaten wie Dokumenttitel.
WCAG 2.0/2.1: Die Web Content Accessibility Guidelines legen Kriterien für digi­tale Inhalte fest, die auch auf PDFs anwend­bar sind, etwa ausrei­chen­der Farbkontrast oder navi­gier­bare Strukturen.
BITV 2.0: Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung verpflich­tet öffent­li­che Stellen in Deutschland zur Barrierefreiheit. Ab 2025 gelten diese Anforderungen auch für viele Unternehmen im Rahmen der EU-Richtlinie über Barrierefreiheit.

Die Einhaltung dieser Vorgaben stellt sicher, dass Inhalte für alle Nutzer, einschließ­lich Menschen mit Behinderungen, zugäng­lich sind. Dies erfor­dert jedoch einen durch­dach­ten Workflow bei der Dokumentenerstellung.

Lösungen für barrie­re­freie PDFs aus InDesign

Die Erstellung barrie­re­freier PDFs aus Adobe InDesign ist anspruchs­voll, aber mit den rich­ti­gen Tools und Prozessen mach­bar. Es gibt mehrere Ansätze auf dem Markt:

InDesign mit nati­ven Funktionen und Adobe Acrobat Pro
InDesign bietet grund­le­gende Funktionen wie Absatzformate, Objektexportoptionen für Alternativtexte und ein Artikelbedienfeld zur Festlegung der Lesereihenfolge. Nach dem Export als getagg­tes PDF kann Adobe Acrobat Pro genutzt werden, um die Barrierefreiheit zu über­prü­fen und zu opti­mie­ren, etwa durch das Hinzufügen der PDF/UA-Kennzeichnung oder das Korrigieren von Tags. Dieser Ansatz ist kosten­güns­tig, wenn die Software bereits vorhan­den ist, erfor­dert jedoch viel manu­elle Nachbearbeitung und fundier­tes Wissen.
Drittanbieter-Tools
Tools wie axesPDF oder das Webtool PAVE ergän­zen den Workflow. axesPDF ist spezi­ell für die Nachbearbeitung komple­xer PDFs geeig­net, während PAVE einfa­che Korrekturen ermög­licht. Beide erhö­hen jedoch die Komplexität des Prozesses und sind nicht immer opti­mal für regel­mä­ßige Nutzung.
Outsourcing an spezia­li­sierte Agenturen
Wer keine inter­nen Ressourcen hat, kann die Erstellung barrie­re­freier PDFs an Agenturen ausla­gern. Diese über­neh­men die komplette Dokumentvorbereitung und Prüfung, garan­tie­ren Konformität, sind jedoch kosten- und zeit­in­ten­siv.
InDesign mit spezia­li­sier­ten Plugins
Eine beson­ders effi­zi­ente Lösung ist der Einsatz von Plugins, die spezi­ell für Barrierefreiheit entwi­ckelt wurden. Hier sticht ein Tool heraus: MadeToTag von axaio.

Die opti­male Lösung: InDesign mit MadeToTag und Acrobat Pro

Für Unternehmen und Organisationen, die regel­mä­ßig barrie­re­freie PDFs erstel­len, ist die Kombination aus Adobe InDesign, dem Plugin MadeToTag und Adobe Acrobat Pro die bevor­zugte Wahl. MadeToTag verein­facht den Workflow erheb­lich, indem es viele Aufgaben der Barrierefreiheit direkt in InDesign auto­ma­ti­siert. Dazu gehö­ren das Setzen der PDF/UA-Kennzeichnung, die Zuweisung von Dokumentensprachen, die Strukturierung von Tabellen und die Verwaltung von Alternativtexten. Nach dem Export als PDF/UA-konfor­mes Dokument können in Acrobat Pro letzte Feinanpassungen vorge­nom­men werden, etwa durch die inte­grierte Barrierefreiheitsprüfung. Diese Lösung spart Zeit, redu­ziert Fehler und sorgt für eine hohe Konformität mit gesetz­li­chen Standards. Sie ist beson­ders geeig­net für komplexe Dokumente und mehr­spra­chige Inhalte, ohne dass umfang­rei­che Nachbearbeitung erfor­der­lich ist.

axaio MadeToTag: Der Schlüssel zur Effizienz

MadeToTag, entwi­ckelt von axaio soft­ware GmbH, ist ein leis­tungs­star­kes Plugin, das spezi­ell für die Erstellung barrie­re­freier PDFs in Adobe InDesign konzi­piert wurde. Es führt Anwender durch den Prozess, indem es Funktionen wie auto­ma­ti­sche Tag-Zuweisungen, farb­li­che Markierungen für Sprachzuweisungen und eine intui­tive Benutzeroberfläche bietet. Das Plugin unter­stützt auch die Erstellung komple­xer Strukturen wie Tabellen oder Listen und stellt sicher, dass das expor­tierte PDF die PDF/UA-Anforderungen erfüllt. MadeToTag ist damit ein unver­zicht­ba­res Werkzeug für alle, die Barrierefreiheit effi­zi­ent und zuver­läs­sig umset­zen möch­ten.

Über axaio soft­ware GmbH

Die axaio soft­ware GmbH ist ein führen­der Anbieter von Lösungen für die Automatisierung und Optimierung von Druck‑, Publikations- und Dokumentenworkflows. Mit Sitz in Berlin entwi­ckelt axaio Plugins und Software, die sich naht­los in Adobe InDesign, InCopy und Illustrator inte­grie­ren. MadeToTag ist eines der Flaggschiff-Produkte des Unternehmens und wird welt­weit von Verlagen, Agenturen und Unternehmen einge­setzt, um barrie­re­freie Dokumente zu erstel­len. axaio steht für inno­va­tive Lösungen, die Arbeitsprozesse verein­fa­chen und höchste Qualitätsstandards gewähr­leis­ten..

axaio Logo

Fazit

Die Erstellung barrie­re­freier PDFs aus Adobe InDesign erfor­dert sorg­fäl­tige Planung und die rich­ti­gen Werkzeuge, um gesetz­li­che Vorgaben wie PDF/UA, WCAG und BITV 2.0 zu erfül­len. Während verschie­dene Lösungen exis­tie­ren, bietet die Kombination aus InDesign, MadeToTag und Acrobat Pro die beste Balance aus Effizienz, Flexibilität und Konformität. Mit MadeToTag von axaio können Unternehmen ihre Workflows opti­mie­ren und barrie­re­freie Dokumente mit mini­ma­lem Aufwand erstel­len – ein entschei­den­der Schritt hin zu einer inklu­si­ven digi­ta­len Kommunikation.

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KOntakt

Glossar

Um ein Fachgebiet klar zu verste­hen, ist es aus unse­rer Erfahrung grund­le­gend, unbe­kannte Wörter gründ­lich zu klären. Schlagen Sie diese in einem Wörterbuch nach, erfas­sen Sie alle Bedeutungen, bilden Sie Beispielsätze, erkun­den Sie Synonyme und die Herkunft der Wörter. Dies fördert ein tiefes Verständnis und hilft, Lernblockaden zu vermei­den. Deshalb haben wir dieses kurze Glossar ange­fügt.

  • Absatzformate: In Adobe InDesign defi­nierte Formatvorlagen (z. B. für Überschriften, Fließtext), die für eine struk­tu­rierte Dokumenterstellung verwen­det werden. Sie sind essen­zi­ell, um Tags für barrie­re­freie PDFs (z. B. h1, p) korrekt zuzu­wei­sen.
  • Alternativtext (ALT-Text): Ein beschrei­ben­der Text, der nicht-textu­elle Inhalte wie Bilder oder Grafiken in einem PDF beschreibt. Er ermög­licht Screenreadern, diese Inhalte für sehbe­hin­derte Nutzer zu inter­pre­tie­ren.
  • Barrierefreiheit: Die Gestaltung von Inhalten (z. B. PDFs), sodass sie für alle Menschen, einschließ­lich jener mit Behinderungen, zugäng­lich und nutz­bar sind, z. B. durch Screenreader oder Tastaturnavigation.
  • BITV 2.0: Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung in Deutschland, die Barrierefreiheitsanforderungen für digi­tale Inhalte öffent­li­cher Stellen vorschreibt. Ab 2025 gilt sie auch für viele Unternehmen (EU-Richtlinie).
  • Lesereihenfolge: Die logi­sche Reihenfolge, in der Inhalte eines PDFs von Screenreadern vorge­le­sen werden. In InDesign wird sie z. B. über das Artikelbedienfeld fest­ge­legt, um eine sinn­volle Navigation zu gewähr­leis­ten.
  • MadeToTag: Ein Plugin von axaio soft­ware GmbH für Adobe InDesign, das die Erstellung barrie­re­freier PDFs auto­ma­ti­siert, z. B. durch PDF/UA-Kennzeichnung, Sprachzuweisung und Tabellenstrukturierung.
  • PAC 2024: Ein kosten­lo­ses Tool (Windows) zur Prüfung der Barrierefreiheit von PDFs gemäß PDF/UA-Standards. Es vali­diert Tags, Struktur und Lesereihenfolge.
  • PDF/UA (ISO 14289): Ein inter­na­tio­na­ler Standard für barrie­re­freie PDFs (Universal Accessibility). Er defi­niert Anforderungen wie struk­tu­rierte Tags, Metadaten und korrekte Lesereihenfolge für die Nutzung durch assis­tive Technologien.
  • Preflight (Acrobat Pro): Eine Funktion in Adobe Acrobat Pro, die PDFs auf tech­ni­sche Fehler prüft und Korrekturen vorschlägt, z. B. das Setzen der PDF/UA-Kennzeichnung oder das Überprüfen von Tags.
  • Screenreader: Assistive Software, die digi­tale Inhalte (z. B. PDFs) für sehbe­hin­derte oder blinde Nutzer vorliest. Barrierefreie PDFs müssen für Screenreader korrekt struk­tu­riert sein.
  • Tags: Strukturierte Metadaten in einem PDF, die Inhalte wie Überschriften (h1, h2), Absätze ℗ oder Tabellen kenn­zeich­nen. Tags sind entschei­dend für die Navigation durch Screenreader.
  • WCAG 2.0/2.1: Web Content Accessibility Guidelines, inter­na­tio­nale Richtlinien für barrie­re­freie digi­tale Inhalte. Sie gelten auch für PDFs und fordern z. B. ausrei­chen­den Farbkontrast und logi­sche Strukturen.

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